Asientos: Tipos, visualización, alta, baja y modificación.
Asientos: Tipos, visualización, alta, baja y modificación.
Tipos de asientos
Existen distintos tipos de asientos. En esta sección se explicarán los tres tipos principales.
Asientos automáticos
Estos asientos son los que se generan automáticamente luego de generar una operación en el sistema. Por ejemplo, luego de crear una factura de ventas, el sistema genera su respectivo asiento contable.
Estos asientos contienen la información totalizada de un conjunto de asientos de otro libro contable. Por ejemplo, se puede crear un asiento resumen de ventas en el libro diario que contenga la información de todos los asientos mensuales del libro de ventas. Ver Múltiples libros y ¿Cómo resumir asientos?.
¿Dónde visualizar los asientos?
Nota
Consulta de asientos
El sistema brinda mecanismos rápidos para acceder a la información de los asientos. Estos mecanismos son los propios de todo el sistema, por eso la utilización del módulo contable es amigable como el resto de la funcionalidad de Fierro.
Desde la consulta de cada tipo de documento
Cada asiento automático puede visualizarse desde el documento que lo originó. Por ejemplo, si desea ver el asiento que generó un recibo de cliente, debe realizar los siguientes pasos:
Ir a la consulta de recibos.
Buscar el recibo.
Hacer click derecho sobre la vista inferior y seleccionar la vista Contabilidad. Allí se desplegará el asiento del documento seleccionado.
Vista Contabilidad en consulta de documentos
Todos los documentos que tienen asientos contables tienen su respectiva vista Contabilidad.
Desde la consulta de asientos
Los asientos también pueden consultarse desde la búsqueda de asientos. Para buscar asientos, realizar los siguientes pasos:
Seleccionar la opción de menú Contabilidad ‣ Asientos. Se desplagará la pantalla de consulta de asientos.
Pantalla Consulta de asientos
Allí podrá buscar los asientos por los distintos criterios ofrecidos en los filtros: rango de fechas, cuenta, libro, número, tipo y descripción.
Observar en la vista del asiento el link al documento que originó el asiento: desde allí puede acceder a la vista del documento.
Link al documento
¿Cuándo se generan los asientos?
Los asientos automáticos se generan cuando se crea el documento original. Por ejemplo, al cargar un gasto inmediatamente se crea su asiento.
Existen algunas excepciones a este comportamiento:
Órdenes de pago: el asiento correspondiente a una orden de pago no se genera cuando se crea el documento, sino cuando este se cierra.
Transferencias de cajas: el asiento se genera cuando se acepta la transferencia.
Movimientos de banco: el asiento se genera cuando se consolida el movimiento de la cuenta bancaria.
Si el documento se crea con una fecha contable que no está incluida en ningún ejercicio, el asiento correspondiente NO se crea.
¿Cómo cargar un asiento manual?
Para cargar un asiento manual realizar los siguientes pasos:
Seleccionar la opción de menú Contabilidad ‣ Asientos.
Presionar el ícono . Se abrirá la pantalla de creación de asientos manuales.
Pantalla Nuevo asiento
Ingresar los datos del asiento:
Libro: libro contable donde se generará el asiento.
Fecha
Descripción: descripción del asiento
Ingresar los datos de cada partida:
Cuenta: puede tipear el código de la cuenta y la tecla Enter o buscar la cuenta en el plan de cuentas, presionando el botón . Si la cuenta no está marcada como «Manual» en el plan de cuentas, no podrá generarse el asiento manual.
Seleccionar si la partida es débito o crédito.
Importe: importe de la partida.
Descripción: descripción de la partida.
Presionar el botón Aceptar.
¿Cómo modificar un asiento?
Nota
Modificación de asientos Los únicos asientos que se pueden modificar son los manuales.
Para modificar un asiento manual realizar los siguientes pasos:
Seleccionar la opción de menú Contabilidad ‣ Asientos.
Buscar el asiento que desea modificar y seleccionarlo.
Presionar el ícono . Se abrirá la pantalla con el asiento para modificar.
Realizar los cambios y presionar el botón Aceptar.
¿Con qué fecha se crean los asientos?
Los asientos se crean con la fecha del documento asociado, excepto en los casos que se asigne otra fecha contable.
La fecha contable puede asignarse mientras se carga el documento, haciendo click derecho sobre el campo Fecha. Allí se abrirá una pantalla para ingresar la fecha contable.
Click derecho sobre campo fecha
Pantalla de modificación de fecha contable
Por ejemplo, si una factura de un gasto con fecha de Marzo se procesa en Junio, cuando ya se cerró la contabilidad de Marzo, es posible que pesar de que la fecha del documento es de Marzo, su fecha contable sea de Junio. En este caso se debe modificar la fecha contable.
En las consultas de los documentos, puede agregar la columna Fecha contable.
¿Cómo resumir asientos?
Nota
Asientos resumen Los asientos resumen permiten llevar determinados asientos en un libro y luego volcar un resumen de los mismos en otro libro. El objetivo es tener un libro diario más pequeño sin perder el detalle de las operaciones.
Por ejemplo, en el libro ventas se pueden volcar todas las facturas de venta. Luego, mensualmente, se resumen esos asientos en el libro diario, con un único asiento que contenga toda la información mensual de las ventas.
Seleccionar la opción de menú Contabilidad ‣ Resumir asientos. Se abrirá la pantalla para ingresar los parámetros.
Pantalla Resumir asientos
Completar los parámetros para resumir los asientos:
Libro Origen: Libro contable del cual se tomarán los asientos a resumir.
Libro Destino: Libro contable donde se generará el asiento resumen.
Rango de fechas
Agrupar por: criterio temporal para agrupar los asientos.
Unificar partidas: indica si por cada cuenta se muestra la partida totalizada o los valores separados del debe y el haber.
Descripción: descripción que tomará el asiento resumen generado.
Presionar el botón Aceptar.
Borrado de asientos
Integridad de los datos y borrado de asientos
Para
mantener la integridad de los datos entre la contabilidad y los datos
de gestión, el sistema restringe la posibilidad de borrar determinados
tipos de asientos.
Los asientos automáticos no se pueden borrar. Si desea borrar un asiento automático, debe borrar el documento que lo generó.
Los asientos automáticos incluidos en un asiento resumen
no se pueden borrar (caso contrario, el asiento resumen no sería
consistente con la sumatoria de asientos que lo componen). Si desea
borrar un asiento automático, debe borrar el asiento resumen que lo
contiene y luego el documento que lo generó.
Los asientos manuales se pueden borrar y modificar.
Los asientos resumen se pueden borrar.
Para borrar un asiento realizar los siguientes pasos:
Seleccionar la opción de menú Contabilidad ‣ Asientos.
Buscar el asiento que desea borrar y seleccionarlo.
Presionar el ícono
Regeneración de asientos
Para regenerar asientos realizar los siguientes pasos:
Seleccionar la opción de menú Contabilidad ‣ Regenerar asientos. Se abrirá la pantalla para ingresar los parámetros.
Pantalla Regenerar asientos
Completar los parámetros para regenerar los asientos:
Tipo de documento: si se selecciona la opción Todos, se regenerarán todos los documentos. Sino puede seleccionar el tipo de documento a regenerar.
Entre: rango de fechas a regenerar.
Modo prueba: si la opción está marcada, el sistema regenerará los asientos para previsualizarlos, pero no los guarda. Esta opción se utiliza para ver de antemano los asientos. Si desea que los asientos se creen definitivamente, debe destildar esta marca.
Presionar el botón Aceptar. El sistema mostrará los asientos regenerados. En cada asiento, se indica si es Nuevo, Modificado o Borrado.
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. Se abrirá la pantalla de creación de asientos manuales.
. Si la cuenta no está marcada como «Manual» en el plan de cuentas, no podrá generarse el asiento manual.
. Se abrirá la pantalla con el asiento para modificar.
